1. การสร้างคิวรี่นำเข้าข้อมูล

1.1 การสร้างคิวรี่ใหม่นำเข้าข้อมูลจากรายการฐานข้อมูลที่มีอยู่แล้ว

การคิวรี่เป็นการดึงข้อมูลจากระบบฐานข้อมูลโดยการสร้างนี้เป็นเลือกฐานข้อมูลที่ติดกันได้โดยตรง ซึ่งมักจะเป็นระบบฐานข้อมูลแบบ desktop เช่น Foxpro, dbase, Access และมีการติดตั้ง Driver อยู่แล้ว ส่วนการเรียกข้อมูลจากฐานข้อมูลระบบ Client/Server อื่นๆ เช่น SQL Server, Oracle ต้องมีการ logon เข้าสู่ระบบ ซึ่งดูได้จากหัวข้อ 1.2

1. เมื่อเปิดหรือสร้างเวิร์กบุ๊คใหม่แล้วไปที่เมนูคำสั่ง เลือกคำสั่ง ข้อมูล -> เลือกรับข้อมูลภายนอก -> สร้างแบบสอบถามข้อมูลใหม่ (Data -> Get External Data -> New Database Query)

2. เมื่อไดอะล็อกบ็อกซ์ ของการเลือกชนิดข้อมูล (Choose Data Source) ปรากฏขึ้น ให้เลือกประเภทข้อมูลที่ต้องการในกรณีนี้เลือก Microsoft Access Database แล้วคลิกตกลง

3. ขั้นตอนต่อมาคือการค้นหาตำแหน่งของฐานข้อมูลที่ต้องการดึงข้อมูลมาใช้ เมื่อเลือกให้คลิกตกลง

4. เมื่อ Wizard การสร้างคิวรี่ เปิดขึ้นมาให้เลือกข้อมูล จากฐานข้อมูลที่เลือกโดยคลิกที่เครื่องหมายบวกหน้าแหล่งข้อมูล จากรายการในช่องด้านซ้าย เมื่อฟิลด์ในแหล่งข้อมูลเปิดออกมาให้เลือกฟิลด์ที่ต้องการ แล้วคลิกที่ปุ่มลูกศรขวา เพื่อเลือกมาอยู่ในช่องด้านขวาเป็ยการเลือกฟิลด์ที่ต้องการนำมาใช้ในคิวรี่ ในการสร้างคิวรี่สามารถสร้างได้จากหลาย Table แต่ต้องเป็นคิวรี่ที่ต้องการเชื่อมโยงกัน หลังจากเลือกฟิลด์ได้ตามต้องการแล้ว และให้คลิกปุ่ม Next

ในการแสดงอาจจะแสดงเฉพาะ Table หรือ คิวรี่ หรือ Table กับ คิวรี่ของฐานข้อมูล ซึ่งการเลือกแสดงแบบประเภทแหล่งข้อมูลกำหนดที่ปุ่ม Option ด้านล่างของ window นี้ โดย

• Table คือ Table เก็บข้อมูล
• View คือ คิวรี่ใน Access แต่ภาษา SQL เรียกว่า View
• System เป็น Table ที่เก็บค่าที่ใช้การควบคุมการทำงานของฐานข้อมูลไม่เกี่ยวข้องกับข้อมูลใช้งาน
• Synonyms เป็นการตั้งชื่อเสมือนของภาษา SQL เพื่อทำให้จำได้ง่ายขึ้น เช่น การอ้างอิง Table ของ SQL ที่เป็น Table ที่สร้างโดยผู้ใช้คนอื่น การนำ Table มาใช้ต้องอ้างถึงชื่อผู้ใช้เจ้าของ Table แต่สามารถทำให้สั้นลงด้วยการใช้คำสั่ง synonyms

5. Wizard การคัดเลือกข้อมูล ให้กำหนดเงื่อนไขในการคัดเลือกข้อมูล คลิกที่ฟิลด์ แล้วเลือกเงื่อนไขที่คอลัมน์แรกด้านขวา และเลือกค่าที่คอลัมน์ถัดไป ขั้นนี้สามารถข้ามไปได้แล้วไปกำหนดได้อีกครั้งในการสร้าง Criteria แล้วคลิกปุ่ม Next

6. Wizard การเรียงลำดับข้อมูล ให้เลือกฟิลด์ที่ใช้เรียงลำดับ ถ้าไม่พิจารณาการเรียงลำดับให้ข้ามไป แล้วคลิกปุ่ม Next

7. Wizard สุดท้าย เป็นการให้เลือกว่าต้องการออกจาก Wizard แล้วไปที่เวิร์กบุ๊คโดยเลือก Return Data to Microsoft Excel หรือต้องการปรับปรุงคิวรี่ใน Window ของ MS Query โดยเลือก View data or edit query in Microsoft Query ส่วน Create on OLAP Cute from query เป็นเครื่องมือวิเคราะห์ฐานข้อมูลโดยใช้แนวคิดของการสร้างฐานข้อมูลแบบ Data Warehouseแล้วคลิกปุ่ม Finish

OLAP (online analytical program) เป็นโปรแกรมที่ใช้ในวิเคราะห์ฐานข้อมูลที่ออกแบบในแนวคิด data warehouse ซึ่งมีหลักการออกแบบเพื่อทำข้อมูลย้อนหลังที่มีปริมาณมาก โดยมีโครงฐานข้อมูลที่เรียกว่า Cute ในทางปฏิบัติการใช้ OLAP cute จะสร้างรูปแบบที่คล้าย pivot table ของ Excel ดังนั้นทำให้สามารถใช้การดึงข้อมูลด้วย MS Query แล้วนำสร้างเป็น pivot table ได้เช่นกัน

8. ถ้าเลือก Return Data to Microsoft Excel หรือเข้าไปปรับปรุงใน MS Query แล้วกลับมาที่ Excel จะมี ไดอะล็อกบ็อกซ์ กำหนดตำแหน่งเริ่มต้นข้อมูล ให้กำหนดตามความเหมาะสม เมื่อคลิกตกลง Excel จะทำการดึงข้อมูลเข้ามาในเวิร์กชีต

9. บันทึก เวิร์กบุ๊ค

name

1.2 การสร้างคิวรี่ใหม่นำเข้าข้อมูลจากรายการฐานข้อมูลใหม่

กรณีเป็นการติดต่อกับฐานข้อมูลแบบ client/server เช่น Oracle, SQL server นอกจากนี้ยังรวมถึงฐานข้อมูลประเภทอื่นๆที่มีการเพิ่ม driver เข้ามาใหม่

1. เมื่อเปิด หรือสร้างเวิร์กบุ๊คใหม่แล้วไปที่เมนูคำสั่ง เลือกคำสั่ง ข้อมูล -> เลือกรับข้อมูลภายนอก -> สร้างแบบสอบถามข้อมูลใหม่ (Data -> Get External Data -> New Database Query)

2. เลือก <New Data Source> แล้วคลิก OK

3. เมื่อ window ของ Create New Data Source เปิดขึ้นมา ให้ตั้งชื่อ Data Source ที่ช่องหมายเลข 1 จากนั้นช่องหมายเลข 2 ที่ไม่ให้ป้อนข้อมูลจะเปลี่ยนสถานะให้ป้อนค่าได้ (เปลี่ยนสีเทาจากสีเทาเป็นสีขาว) ในช่องหมายเลข 2 เลือกประเภทฐานช้อมูลที่ต้องการนำมาใช้

ให้คลิกปุ่ม Connect ในกรณีนี้เป็นเลือก SQL Server ดังนั้นจะปรากฏ Input box สำหรับการ login ฐานข้อมูล เมื่อ Connect เรียบร้อยแล้วในช่องหมายเลข 4 จะเป็นรายการ Table ของฐานข้อมูลที่เชื่อมต่อ

จากนั้นจะเป็นขั้นการติดต่อการเลือก Table การกำหนดเงื่อนไข เช่นเดียวกับ การนำเข้าข้อมูลด้วยสร้างคิวรี่ใหม่ กรณีการสร้างจากรายการฐานข้อมูลที่มีอยู่แล้ว โดยตามขั้นตอน 4 ถึง 8

1.3 การเรียกคิวรี่ที่บันทึกไว้แล้ว

เนื่องจากคิวรี่สามารถบันทึกต่างหากได้จากการบันทึกใน MS Query ซึ่งสามารถนำมาใช้กับเวิร์กบุ๊คอื่นๆได้ ดังนี้

1. เมื่อเปิดหรือสร้างเวิร์กบุ๊คใหม่แล้วไปที่เมนูคำสั่ง เลือกคำสั่ง ข้อมูล -> เลือกรับข้อมูลภายนอก -> สร้างแบบสอบถามข้อมูลใหม่ (Data -> Get External Data -> New Database Query)

2. เมื่อไดอะล็อกบ็อกซ์ ของการเลือกชนิดข้อมูล (Choose Data Source) ปรากฏขึ้น ให้เลือกแท๊บ Queries แล้วคลิกที่ปุ่ม Browse

3. เมื่อ windows ของ Browse เปิดขึ้นให้ไปที่เก็บคิวรี่แล้วคลิกเลือก สังเกตว่าประเภทไฟล์จะเป็น Data Source

4. Excel จะเปิด Wizard การแก้ไขคิวรี่ โดยเริ่มจาก Wizard การเลือก Table ซึ่งการปรับปรุงข้อมูล ให้ทำให้ลักษณะเดียวกับการสร้างคิวรี่เพื่อนำเข้าข้อมูล ตั้งแต่ขั้นตอนที่ 4 ถึงขั้นตอนที่ 8

5. เมื่อกลับมาในเวิร์กชีตแล้วถ้าเห็นว่าได้ข้อมูลตามที่ต้องการ ให้ทำการบันทึกเวิร์กบุ๊ค

1.4 การแก้ไขคิวรี่

1. เลือกเวิร์กชีตที่เก็บคิวรี่ที่ต้องการแก้ไข แล้วไปที่เมนูคำสั่ง เลือกคำสั่ง ข้อมูล -> เลือกรับข้อมูลภายนอก -> แก้ไขแบบสอบถาม (Data -> Get External Data -> Edit Query)

2. Excel จะเปิด Wizard การแก้ไขคิวรี่ โดยเริ่มจาก Wizard การเลือก Table ซึ่งการปรับปรุงข้อมูล ให้ทำให้ลักษณะเดียวกับการสร้างคิวรี่เพื่อนำเข้าข้อมูล ตั้งแต่ขั้นตอนที่ 4 ถึงขั้นตอนที่ 8

3. เมื่อกลับมาในเวิร์กชีตแล้วถ้าเห็นว่าได้ข้อมูลตามที่ต้องการ ให้ทำการบันทึกเวิร์กบุ๊ค

2. การสร้างCriteria ใน MS Query

จากขั้นตอนที่ 7 ในการสร้างคิวรี่ใหม่ (หรือ Wizards สุดท้ายก่อนเข้าสู่ Excel ) จะสามารถเข้ามากำหนด Criteria ในการเลือกข้อมูลได้เอง นอกจากการใช้ Wizard ซึ่งใน Window ของ MS Query มีข้อดีที่ผู้สร้างสามารถเห็นรายการข้อมูลที่เกิดขึ้น

2.1 การทำงานกับ Window ของ MS Query

เมนูของ MS Query ประกอบด้วย

File เหมือนกับเมนู File ทั่วไป ที่ใช้ในการเปิด ปิดไฟล์ ซึ่งเมนูไฟล์มีช่องทางในการกลับไปสู่ Excel

Edit เหมือนกับเมนู Edit ทั่วไป ที่ใช้ในการการคัดลอก paste

View เป็นการกำหนด View ในคิวรี่ ซึ่งมีคำสั่งในเมนูคำสั่ง คือ

• Table หรือปุ่ม Show Table เลือกเพื่อแสดง Table บนตารางคิวรี่ เมื่อเลือกแล้วจะมีเครื่องหมายถูกอยู่หน้า ถ้าเลือกซ้ำจะเป็นการยกเลิก
• Criteria หรือปุ่ม Show Criteria เลือกเพื่อแสดงตารางของ Criteria ซึ่งจำเป็นในการปรับปรุง Criteria เมื่อเลือกแล้วจะมีเครื่องหมายถูกอยู่หน้า ถ้าเลือกซ้ำจะเป็นการยกเลิก
• Zoom Field ใช้ดูรายหลายละเอียดของฟิลด์ เช่น ความกว้างของคอลัมน์น้อยกว่าข้อมูลให้ฟิลด์แล้วคลิก
• Query properties ใช้กำหนดวิธีการแสดงกลุ่มข้อมูล
• Parameter เป็นการกำหนด Query parameter
• SQL เป็นการแสดงคิวรี่ที่ใช้งานอยู่ในรูปแบบภาษา SQL

Table เป็นการจัดการกับ Table ซึ่งมีคำสั่งในเมนูคำสั่ง คือ

• Add Table หรือคลิกปุ่ม Add Table เพื่อใช้แสดงรายการ Table สำหรับการเลือกเข้ามาในตารางคิวรี่ เมื่อไดอะล็อกบ็อกซ์ของ Add Table เปิดขึ้นให้คลิกเลือก Table ที่ต้องการเมื่อครบแล้วให้คลิก Add

• Remove Table ใช้ยกเลิก Table ให้คลิกเลือก Table ที่ต้องการยกเลิก แล้วจึงคลิกคำสั่ง Remove Table
• Join กำหนดการเชื่อมของ Table ให้เป็นการเชื่อมที่ต้องโดย
• การเชื่อมแบบ 1 เป็น Inner join ตามที่กำหนดจาก Relationship ของ Table
• การเชื่อมแบบ 2 เป็น Outer join ที่ให้แสดงข้อมูลทั้งหมดของคอลัมน์ที่เป็น primary key
• การเชื่อมแบบ 3 เป็น Outer join ที่ให้แสดงข้อมูลทั้งหมดของคอลัมน์ที่เป็น index หรือ foreign key

Criteria เป็นการจัดการเกี่ยวกับการกำหนด Criteria

• Add Criteria เมื่อเลือกคำสั่งนี้แล้ว จะปรากฏไดอะล็อกบ็อกซ์ของ Add Criteria ให้เลือกรายละเอียดของ Criteria ได้
• Totals ใช้กับฟิลด์ที่มีประเภทข้อมูลเป็นตัวเลข เป็นการหาค่า Sum และ Avg
• Field เป็นการเลือกที่ใช้กำหนดเงื่อนไข
• Operator เป็นกำหนดการเปรียบเทียบกับค่า Value ให้แสดงตามเงื่อนไข เท่ากับ มากกว่า หรือน้อยกว่า
• Value เป็นค่าของฟิลด์ที่ใช้เป็นเกณฑ์ สามารถเลือกค่าได้โดยคลิกปุ่ม Values จะปรากฏค่าของฟิลด์ทั้งหมดที่มีอยู่ใน Table ให้เลือก

• Remove All Criteria เป็นการยกเลิก Criteria ทั้งหมด

นอกจากนี้ ผู้สามารถใช้การคลิกเลือกที่ฟิลด์ โดยไม่ต้องใช้คำสั่งนี้ แต่ถ้าเมื่อเปิดคิวรี่ แล้วไม่ปรากฏตาราง Criteria ให้คลิกปุ่ม Show Criteria หรือใช้คำสั่ง View -> Criteria เพื่อแสดงตาราง Criteria

การเพิ่มฟิลด์ให้เลือกฟิลด์จาก Table แล้ว drag ไปไว้เองในตาราง Criteria แล้วจึงกำหนดเงื่อนไขตามที่ต้องการ หรือคลิกที่รายการ

หรือ การเลือกรายการฟิลด์ของคอลัมน์ในตาราง Criteria

การยกเลิกเฉพาะฟิลด์ Criteria เดียวให้คลิกให้ที่ขอบด้านสีเทาของฟิลด์ เมื่อเลือกแล้วฟิลด์จะเปลี่ยนเป็นสีดำทั้งหมด แล้วกดปุ่ม Delete บนแป้นพิมพ์

Records เป็นการจัดการเกี่ยวกับ การแสดงข้อมูล

• Add Column เป็นการเพิ่มเข้าในตารางแสดงข้อมูล เมื่อเลือกคำสั่งจะปรากฏไดอะล็อกบ็อกซ์ของ Add Column

ให้เลือกชื่อฟิลด์จากช่อง Field และถ้าต้องการเปลี่ยนชื่อคอลัมน์ที่ปรากฏบนตารางแสดงให้ตั้งชื่อที่ Column heading และถ้าเป็นฟิลด์ที่เป็นค่าตัวเลขให้กำหนดค่าผลรวมได้จากช่อง Totals

• Remove Column คลิกที่ส่วนใดๆคอลัมน์ แล้วคลิกคำสั่งนี้เพื่อยกเลิกคอลัมน์จากตารางข้อมูล
• Edit Column คลิกที่ส่วนใดๆคอลัมน์ แล้วคลิกคำสั่งนี้จะปรากฏไดอะล็อกบ็อกซ์ของ Edit Column (เหมือนกับไดอะล็อกบ็อกซ์ของ Add Column) เพื่อเปลี่ยนรายละเอียดของคอลัมน์นั้น
• Sort กำหนดการเรียงลำดับข้อมูล เมื่อเลือกแล้วจะจะปรากฏไดอะล็อกบ็อกซ์ของ ให้เลือกคอลัมน์ และวิธีการเรียง
• Go to เป็นการไปที่ลำดับข้อมูลที่ต้องทราบ
• Allow Edit เป็นการกำหนดให้สามารถแก้ไขข้อมูลของฐานข้อมูลในคิวรี่ที่สร้าง
• Query Now หรือปุ่ม Query Now เป็นการ run คิวรี่หลังจากการสร้าง Criteria เสร็จแล้ว
• Automatics Query หรือปุ่ม Automatics Query เป็นเลือกเพื่อให้ run คิวรี่เองเมื่อกำหนด Criteria เสร็จแล้วกดปุ่ม Enter บนแป้นพิมพ์

อย่างไรก็ตามการเพิ่ม หรือลบ คอลัมน์ผู้ใช้สามารถเพิ่มได้โดยไม่ต้องใช้คำสั่งบนเมนูคำสั่ง

การเพิ่มคอลัมน์ สามารถทำได้โดยการเลือกชื่อฟิลด์จาก Table แล้ว drag มาวางในตำแหน่งที่ต้องการ เมื่อวางแล้วคอลัมน์จะได้รับการแทรกเข้าไปในตารางข้อมูล
การลบคอลัมน์ ให้คลิกที่ขอบด้านของคอลัมน์ตารางข้อมูล เมื่อคลิกแล้วคอลัมน์จะเปลี่ยนเป็นสีดำทั้งคอลัมน์แล้วกดปุ่ม Delete บนแป้นพิมพ์
การย้ายคอลัมน์ ให้คลิกที่ขอบด้านของคอลัมน์ตารางข้อมูล แล้วเมาส์ค้างลากไปวางในตำแหน่งที่ต้องการ

การบันทึกคิวรี่ใน MS Query

ถ้าต้องการบันทึกคิวรี่ก่อนออกจาก Window ของ MS Query ก่อนออกมาที่ Excel ให้เลือกคำสั่ง File -> Save ที่แถบคำสั่งบน Window ของ MS Query แล้วจะปรากฏ Window ของ Save As ให้ตั้งชื่อคิวรี่และหาตำแหน่งเก็บคิวรี่ ซึ่งจะเก็บเป็นไฟล์นามสกุล .dqy

การบันทึก MS Query ที่ให้เจาะจงการเก็บเองนั้น ถ้าคลิกโดยตรง ไฟล์คิวรี่จะเปิด Excel เพื่อแสดงที่มีโดยอัตโนมัติ และสามารถเลือกได้โดยการเวิร์กบุ๊ค แล้วเรียกจาก Queries บน Choose Data Source

 2.2 การสร้าง Criteria 2 เงื่อนไข เชื่อมด้วย AND

การสร้าง Criteria กรณีนี้คิวรี่ที่สร้างจะเลือกข้อมูลเฉพาะมีค่าเป็นจริงทั้ง 2 คอลัมน์ออกมา ตัวอย่าง เช่น UnitInStock < 10 และ UnitOnOrder >10

โดยเริ่มจากการเลือกฟิลด์ UnitInStock ลงไปวางที่คอลัมน์ Criteria แล้วเลื่อนเมาส์ไปที่แถว Value ตรงคอลัมน์ UnitInStock ให้ <10 แล้วคลิก run คิวรี่ จะมีข้อมูลปรากฏขึ้นตามตัวอย่างทั้งหมด 12 แถว จากนั้นให้เลื่อนเคอร์เซอร์ไปที่คอลัมน์ UnitOnOrder ในแถวเดียวกัน แล้วพิมพ์ >10 แล้วคลิก run คิวรี่ จะมีข้อมูลปรากฏขึ้นทั้งหมด 6 แถว ซึ่งข้อมูลที่ปรากฏขึ้นจะเป็นข้อมูลที่ UnitInStock น้อยกว่า 10 พร้อมกับมี UnitOnOrder มากกว่า 10

สรุปได้ว่าการกำหนดค่าโดยการเชื่อมด้วย AND ให้ป้อนค่าในแถว Value บนแถวเดียวกัน

 2.3 การสร้าง Criteria 2 เงื่อนไข เชื่อมด้วย OR

การสร้าง Criteria กรณีนี้คิวรี่ที่สร้างจะเลือกข้อมูลที่มีค่าใดค่าเป็นจริงออกมา ตัวอย่าง เช่น UnitInStock < 10 หรือ UnitOnOrder >10

โดยเริ่มจากการเลือกฟิลด์ UnitInStock ลงไปวางที่คอลัมน์ Criteria แล้วเลื่อนเมาส์ไปที่แถว Value ตรงคอลัมน์ UnitInStock ให้ <10 แล้วคลิก run คิวรี่ จะมีข้อมูลปรากฏขึ้นทั้งหมด 12 แถว จากนั้นให้เลื่อนเคอร์เซอร์ไปที่คอลัมน์ UnitOnOrder ในแถวเดียวถัดลงไป 1 แถวแล้วพิมพ์ >10 แล้วคลิก run คิวรี่ จะมีข้อมูลปรากฏขึ้นทั้งหมด 19 แถว ซึ่งข้อมูลที่ปรากฏขึ้นจะเป็นข้อมูลที่ UnitInStock น้อยกว่า 10 พร้อมกับมี UnitOnOrder มากกว่า 10

สรุปได้ว่าการกำหนดค่าโดยการเชื่อมด้วย OR ให้ป้อนค่าในแถว Value คนละบรรทัด

 2.4 การสร้าง Criteria หลายเงื่อนไข เชื่อมด้วย AND และ OR

การสร้าง Criteria แบบหลายคอลัมน์มีหลักการเชื่อมระหว่างคอลัมน์เช่นเดียวกับแบบการเชื่อม 2 คอลัมน์ โดยเงื่อนการไขของคอลัมน์ในแถว value ถ้าอยู่บรรทัดเดียวกันมีค่าเป็น AND ถ้าอยู่คนละบรรทัดมีค่าเป็น OR

ตามตัวอย่างเป็นการสร้างคิวรี่จาก แหล่งข้อมูล คือ Customer, Orders และ Orders Extended

1. ตัวอย่างนี้เป็นการสร้าง Criteria โดยใช้ Totals ในคอลัมน์ Order Subtotal ในด้วยการหาผลรวม คือ Sum (Order Subtotal) ที่แถว Value ให้พิมพ์ค่า >5000 เมื่อ run คิวรี่ แล้วจะเป็นการแสดงข้อมูลที่ ผลรวมของ Order Subtotal ของแต่ละ Order มากกว่า 5000

2. เพิ่มคอลัมน์ OrderDate(วิธีการเพิ่มให้ดู Table ใน 2.1) แต่ให้ใช้ฟังก์ชัน Year เพื่อทำให้การกำหนดเงื่อนไขการคัดเลือกเป็นปีทำได้สะดวกขึ้น ให้พิมพ์เป็น Year(OrderDate) ในแถวเดียวกับค่า >5000 ของคอลัมน์ Sum(Order Subtotal) มีความหมายให้แสดงข้อมูล ที่ตรงกับเงื่อนไขว่ายอดของใบสั่งซื้อ (Order Subtotal) มากกว่า 5000 และเป็นการสั่งซื้อ (OrderDate) ตั้งแต่ปี 1997 เป็นต้นมา

ถ้าไม่ต้องการใช้ฟังก์ชัน Year สามารถพิมพ์เป็น >= 1/Jan/1997 หรือตามรูปแบบของ date/time ที่กำหนดไว้

3. เงื่อนไขต่อไปต้องการกำหนด หรือเป็นการสั่งซื้อจากลูกค้าจากประเทศอังกฤษ ให้เพิ่มคอลัมน์ country แล้วเลื่อนเคอร์เซอร์หรือคลิกเมาส์ที่แถวต่อจากแถวที่มีค่าคอลัมน์ Sum(Order Subtotal) > 5000 และคอลัมน์ Year(OrderDate) > 1997 แล้วพิมพ์ค่าเป็น UK (มีความหมายเท่ากับ UK) ข้อมูลที่เลือกออกมาจะเป็นไปตามเงื่อนไข ยอดของใบสั่งซื้อ (Order Subtotal) มากกว่า 5000 และเป็นการสั่งชื้อ (OrderDate) ตั้งแต่ปี 1997 หรือเป็นลูกค้าจากประเทศ (country) ในประเทศอังกฤษ

4. ตัวอย่างต่อไปได้พิมพ์ค่าในแถว Value ของคอลัมน์ Sum(Order Subtotal) บนแถวเดียวกับคอลัมน์ country เป็นเท่ากับ UK ให้พิมพ์ค่า >7500 เมื่อรวมกับเงื่อนไขเดิมจะได้ว่าเป็นการเลือก ยอดของใบสั่งซื้อ (Order Subtotal) มากกว่า 5000 และเป็นการสั่งชื้อ (OrderDate) ตั้งแต่ปี 1997 หรือเป็นลูกค้าจากประเทศ (country) ในประเทศอังกฤษที่มียอดของใบสั่งซื้อ มากกว่า 7500

 2.5 การสร้าง Criteria แบบเป็นช่วงของค่า

การสร้าง Criteria สำหรับการคัดเลือกข้อมูลเป็นช่วงของค่าสามารถใช้ Between … And ตามตัวอย่างใช้คอลัมน์ country และ subtotal โดยมีความต้องการทราบข้อมูลของลูกค้าที่อยู่ในประเทศ Germany และ มียอดใบสั่งซื้อตั้งแต่ 1500 ถึง 5000

1. ให้เริ่มต้นโดยการเพิ่มคอลัมน์ country และ subtotal เข้าไปในตาราง Criteria (วิธีการเพิ่มให้ดู Table ใน 2.1)

2. ที่แถว Value เลื่อนเคอร์เซอร์หรือคลิกเมาส์ใต้คอลัมน์ country ให้พิมพ์คำว่า Germany

3. เลื่อนเคอร์เซอร์หรือคลิกเมาส์ไปคอลัมน์ Subtotal บนแถวเดียวกับคำว่า Germany ให้พิมพ์ Between 1500 And 5000

4. คลิก run คิวรี่ จะได้ข้อมูลที่ปรากฏเป็นไปตามเงื่อนไข ลูกค้าที่อยู่ในประเทศ Germany และ มียอดใบสั่งซื้อตั้งแต่ 1500 ถึง 5000

6. การสร้าง Criteria สำหรับการเลือกประเภทข้อมูลตัวอักษรหรือข้อความแบบ Wildcard

การใช้ Wildcard กับข้อความใน MS Query แตกต่างจาก Access โดยใน Access สามารถใช้สัญลักษณ์ * ได้ซึ่งเป็นสัญลักษณ์ที่บุคคลทั่วไปคุ้นเคย แต่ใน MS Query ใช้สัญลักษณ์เดียวกับภาษา SQL มาตรฐาน คือ %

วิธีการเขียนคำสั่งให้เขียนดังนี้

Like ‘C%’             สำหรับการค้นหาข้อความที่ขึ้นด้วยอักษร C
Like ‘%E%’           สำหรับการค้นหาข้อความที่อักษร E อยู่ในข้อความ
Like ‘%S’              สำหรับการค้นหาข้อความที่ลงท้ายด้วยอักษร S

แหล่งที่มา: http://www.widebase.net/developer/excel/xlsqry/xlsqry01_1.shtml